8 formas de superar la sobrecarga de colaboración (sí, existe y es un problema)

por | Oct 25, 2021 | Empresas que cambian

Colaboramos demasiado.

Sí, es real: eso es lo que Rob Cross, experto en liderazgo global, descubrió luego de estudiar a la fuerza laboral de alto (y bajo) desempeño en organizaciones efectivas durante más de 20 años. “Estamos demasiado ansiosos por participar o ser arrastrados a colaboraciones activas que podrían funcionar mejor sin nosotros y que consumen nuestro valioso tiempo y energía”, escribe en su nuevo libro Beyond Collaboration Overload

Y es que la sobrecarga de colaboración no se trata sólo de las reuniones que llenan nuestros calendarios, sino también de los interminables correos electrónicos, informes, mensajes de texto y trabajo que genera cada nuevo proyecto.

MITOS Y CREENCIAS DE LA COLABORACIÓN

Para reducir este exceso, un paso crucial es reconocer los deseos, necesidades, sentimientos y expectativas que nos llevan a asumir demasiadas responsabilidades. En su texto y respectiva Charla TED, Cross analiza los más comunes y cómo podemos contrarrestarlos.

Según su investigación, creamos aproximadamente el 50% del problema de sobrecarga de colaboración en la forma de las creencias que tenemos. Por “creencias” se refiere a los deseos, necesidades, sentimientos, expectativas y temores profundamente arraigados -y a menudo no examinados- centrados en cómo asumimos que debemos mostrarnos ante los demás todos los días. 

Otros términos que Cross utiliza son “motivadores” y “desencadenantes”, porque estos sentimientos “motivan o desencadenan una tendencia a lanzarse a colaboraciones o a ayudar a otros, cuando hacerlo a menudo no es lo mejor para nuestros intereses ni lo más beneficioso para nuestra organización”, explica.

La lista real de creencias (o motivadores o desencadenantes) que ponen a las personas en una sobrecarga de colaboración es casi infinita, pero aquí te presentamos 8 de los más comunes. 

  • MOTIVACIÓN N°1: EL DESEO DE AYUDAR A OTROS

Las personas encuentran sorprendente este factor, porque ayudar a los demás es un principio fundamental de uno de los enfoques de gestión mejor establecidos. Pero lo que se supone que es positivo puede convertirse en negativo. Al estar siempre tratando de ayudar a la gente, desde tus subordinados directos hasta tus jefes, tus contribuciones a los debates y las decisiones sólo suponen un trabajo adicional para ti mismo y para los demás.

Qué puedes hacer al respecto: si te lanzas demasiado rápido o con demasiada frecuencia a trabajos en grupo, puedes convertirte en el objetivo de solicitudes en constante expansión que te atascan y te impiden alcanzar tus objetivos más importantes. Desarrolla una conciencia de por qué la gente se abre camino hasta tu puerta: ¿Es porque representas la ruta de menor resistencia? Si es así, aprende a sentirte cómodo diciendo que no. Recuerda –ayuda a otros a ser autosuficientes. Reemplaza tu perspectiva de obtener satisfacción al ayudar por la de enseñar a las personas cómo resolver sus propios problemas.

  • MOTIVACIÓN N°2: LA SATISFACCIÓN DE UN LOGRO

Sí, las pequeñas victorias se sienten bien, refuerzan quiénes somos y brindan una inyección de dopamina que se agradece. Pero estos 2 motivadores -el deseo de ayudar y la satisfacción del logro- crean expectativas en nosotros mismos y en los demás que pueden salirse de control. Cuando intervenimos continuamente, esperamos que aquellos a quienes ayudamos respondan, lo que aumenta su carga de trabajo. Ellos, a su vez, llegan a depender excesivamente de nuestra ayuda, lo que aumenta nuestra carga de trabajo y nos impide enfocar nuestra energía en el trabajo desafiante donde agregamos el valor más grande y distintivo. Esto se convierte en un ciclo interminable de colaboración en constante aumento.

Lo que puedes hacer al respecto: practica el evitar las actividades que te dan la emoción del logro por el mero hecho de lograrlo, extrayéndote a ti mismo o dando cierta dirección mientras otros desarrollan sus capacidades. Si debes dedicarte a una pequeña tarea, recuerda que “lo suficientemente bueno” es, realmente, suficientemente bueno. 

  • MOTIVACIÓN N°3: EL DESEO DE SER RECONOCIDO O RESPETADO POR TU EXPERIENCIA

En la búsqueda de estatus, muchos de nosotros asumimos que nuestro rol es participar constantemente en discusiones y ofrecer nuestra experiencia. Otros llegan a esperar esto, por lo que disminuyen la velocidad para esperar nuestra intervención. Terminamos devolviéndonos trabajo a nosotros mismos, a medida que nuevas solicitudes se acumulan. 

Pero los colaboradores más eficientes no intentan obtener su sentido de propósito y valor demostrando sus logros o tratando de ganar estatus. En cambio, lo obtienen al desarrollar a otros y posicionarlos para que sean valorados por sus propias capacidades.

Qué puedes hacer al respecto: no busques estatus en la experiencia y el conocimiento que te definieron ayer. Deja de lado esas viejas y familiares formas de interactuar para que puedas, al fin, crear el espacio para desarrollarte como un líder que permite que el equipo se responsabilice y se involucre de manera independiente.

  • MOTIVACIÓN N°4: EL TEMOR DE SER CONSIDERADO UN COLEGA DE BAJO DESEMPEÑO

Impulsados ​​por este miedo, decimos que sí temprano y con frecuencia, para que todos sepan cuán competentes y receptivos somos. Cuando recibimos solicitudes de jefes u otras personas, la mayoría de nosotros no queremos dudar ni que nos vean como quejándonos.

Qué puedes hacer al respecto: quizás te preocupa qué puedes decir sin que pueda afectarte más adelante, pero hay un límite en lo que puedes manejar. En lugar de «sí» o «no», ofrece opciones como: “¿En qué orden te gustaría que lo haga?”. Crea transparencia en tus habilidades y tiempo, así como también en el volumen de demandas que enfrentas. Luego pídele a la persona que discuta sus verdaderas necesidades y vea si existe una forma diferente de cumplir con la solicitud. 

  • MOTIVACIÓN N°5: LA NECESIDAD DE SIEMPRE ESTAR EN LO CORRECTO

La necesidad de estar al tanto de todos los detalles conduce a una serie de actividades improductivas. Nos empuja a pasar horas preparándonos para las reuniones y profundizando en informes y cifras o escribiendo correos electrónicos perfectos y a prueba de balas.

Esto no sólo es a menudo innecesario, sino que también bloquea la participación de los demás y no deja espacio para nuevos aportes. Las ganas de siempre tener la razón generan también, de alguna forma, un exceso de reuniones y correos electrónicos que consumen el tiempo de muchas personas.

Qué puedes hacer al respecto: Admite que no sabes la respuesta exacta, pero que puedes y estás dispuesto a averiguarla rápidamente. Establece esto desde el principio, al comienzo de un proyecto o cuando te unas a un nuevo grupo.

Al ser auténtico acerca de tus límites y tener el coraje de hacer preguntas, no sólo reduces tus actividades improductivas, sino que también creas un espacio para que los demás sean honestos y admitan que tampoco tienen las respuestas. Todo esto aumenta la confianza de los demás en ti.

  • MOTIVACIÓN N°6: EL MIEDO DE PERDER EL CONTROL DE UN PROYECTO

Este desencadenante suele estar vinculado a la creencia de las personas de que son las más capaces para hacer bien el trabajo. Y si eres reacio a delegar o conectarte, te condenas a ti mismo a una vida de intentar hacer todo tú mismo, lo cual es imposible.

Además, las personas orientadas al control nunca parecen tener suficiente información, un proceso lo suficientemente claro o un plan lo suficientemente perfecto. Piden más datos, crean procesos más completos o elaboran una mejor estrategia, y sus demandas consumen el tiempo de los demás y crean pérdidas y atascos.

Qué puedes hacer al respecto: Traza una línea entre las tareas de alto riesgo que requieren que te aferres al trabajo y el trabajo de menor riesgo que puedes delegar sin preocupaciones. Dejar ir te ayudará a desarrollar las capacidades de los demás y a liberar tu propio tiempo para dedicarte al trabajo en el que aportas el mayor valor. Celebra las soluciones de los demás y resiste la tentación de señalar cómo lo hubieras hecho tú, de otra manera.

  • MOTIVACIÓN N°7: LA NECESIDAD DE UN CIERRE

Esta necesidad puede mantenerte en el teléfono o la computadora a altas horas de la noche atando cabos sueltos en tu correo electrónico o tratando de lograr esa última pequeña tarea cuando ya no tienes la creatividad o la energía para ello. A menudo, estos esfuerzos impulsados ​​por el cierre salen a medias, lo que obliga a otros a realizar un trabajo adicional.

Qué puedes hacer al respecto: recuerda que el cierre -o una bandeja de entrada de correo electrónico vacía- no debe ser tu única prioridad. Deja que las tareas no prioritarias o las solicitudes esperen, o deja que salgan de tu radar por completo. ¿Asistes a todas las reuniones de tu calendario? La realidad es que no todas son igualmente importantes – omite aquellas en los que tu opinión no sea necesaria y ve si la gente se da cuenta.

  • MOTIVACIÓN N°8: EL TEMOR DE QUEDARTE AFUERA 

El miedo a perderte mejores proyectos, mejores colegas y mejores oportunidades puede convertirse en un problema persistente y molesto que no te permitirá descansar ni quedarte en el momento. Te sientes vulnerable si pierdes la oportunidad de aprender una nueva habilidad, y hasta puedes preguntarte: “¿Acaso me estoy quedando atrás de mis colegas?”. 

Con demasiada frecuencia, el FOMO (Fear Of Missing Out en inglés, que significa “miedo de perderte algo”) genera elecciones improductivas. Entonces, terminamos en proyectos que nos sobrecargan de colaboración y que no están bien alineados con quiénes queremos ser o qué queremos hacer con nuestras vidas.

Qué puedes hacer al respecto: antes de lanzarte a un nuevo proyecto, asegúrate de que tus planes no estén impulsados ​​por una reacción emocional o instintiva basada en el miedo o la comparación social. Incorpora a tu red a personas con un ámbito más amplio de responsabilidades. Recurre a estas personas para desarrollar una narrativa que pueda ayudarte a evitar tomar una decisión basada en el miedo, en lugar de hacer lo que realmente es mejor para ti.

Por Equipo Espacio Mutuo

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